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Steigern Sie Ihre Produktivität beim Schreiben von E-Mails mit Microsoft Word Mail Merge


Der Seriendruck von Microsoft Word ist ein hervorragendes Produktivitätstool. Zu wissen, wie man personalisierte Betreffzeilen und Anhänge erstellt, die von der Serienfunktion von Word nicht unterstützt werden, kann lebensrettend sein, wenn Sie E-Mails in großen Mengen schreiben müssen.

Im heutigen Artikel erfahren Sie, wie Sie den Seriendruck-Assistenten von Word 2010 verwenden, personalisierte E-Mail-Betreffs schreiben und verschiedene Anhänge für jeden Ihrer E-Mail-Empfänger einrichten.

Bild von HERR

Erstellen einer Verteilerliste

Der Seriendruck von Word erspart uns die mühsame Aufgabe, die E-Mail-Adresse jedes Empfängers manuell einzugeben, indem wir E-Mail-Adressen aus Outlook-Kontakten, Excel- oder Access-Datenquellen oder Word-Datendateien importieren können.

Der Outlook-Kontakt ist die beste unter den drei Optionen, und wenn Sie ihn noch nicht verwendet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihr Outlook-Adressbuch zu aktualisieren, und wir zeigen Ihnen, wie Sie dies tun. Sie können den nächsten Abschnitt überspringen und mit dem Schreiben Ihres Seriendrucks beginnen, wenn Sie bereits wissen, wie Sie einen Outlook-Kontakt einrichten. Andernfalls erhalten Sie in den nächsten beiden Abschnitten einige Grundlagen zum Einrichten Ihres Outlook-Kontakts durch Importieren Ihrer webbasierten Kontaktliste.

Richten Sie Ihr E-Mail-Profil ein

Das Einrichten eines Outlook-Kontakts beginnt mit dem Erstellen eines E-Mail-Profils, in dem die E-Mail-Adresse, das Kennwort, die Serverinformationen und Links zu anderen Daten wie E-Mail-Nachrichten und -Adressen Ihres Kontos gespeichert werden.

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Sie können einige Profile erstellen, die jeweils auf ein bestimmtes E-Mail-Konto zugeschnitten sind.

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Mit einem korrekten Profilnamen können Sie das E-Mail-Konto identifizieren, das Sie mit Ihrem E-Mail-Profil verknüpfen.

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Sie haben die Möglichkeit, Ihr E-Mail-Profil mit der E-Mail-Adresse zu konfigurieren, die Sie von Ihrem ISP erhalten haben, oder mit Ihrem eigenen E-Mail-Konto, indem Sie die dritte Option auswählen.

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Wählen Sie „Internet-E-Mail“, um einen E-Mail-Anbieter zu verwenden, der einen POP-Dienst anbietet – zum Beispiel GMail.

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Jeder Internet-E-Mail-Anbieter hat eine andere POP-Konfiguration. Lesen Sie unbedingt das Benutzerhandbuch, um mehr über die POP-Einrichtung zu erfahren.

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Herzliche Glückwünsche! Wenn Sie diesen Bildschirm sehen, haben Sie Ihr E-Mail-Profil erfolgreich eingerichtet. Jetzt können wir den Kontaktordner unseres Outlooks einrichten.

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Auffüllen Ihres Kontaktordners

Sie können Ihre Verteilerliste manuell in Outlook eingeben oder andere webbasierte Adressbücher importieren – wie GMail-, Yahoo- oder Hotmail-Adressbücher. Die meisten webbasierten E-Mail-Anbieter ermöglichen es uns, ihr Adressbuch in eine Outlook-kompatible Datenquelle zu exportieren. Gmail bietet uns beispielsweise die Möglichkeit, unsere Kontakte in eine Outlook-kompatible CSV-Datei zu exportieren.

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Die Outlook-Importfunktion unterstützt eine Vielzahl von Dateitypen: csv, vcard, RSS, iCalendar und viele mehr, was sie zu einem großartigen Werkzeug zum Erstellen Ihrer Serienbrief-Verteilerliste macht.

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Die CSV-Datei fällt in Outlook in die Kategorie „Anderes Programm oder Datei“.

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ACT-Datei, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-Dateien sind einige der Programmdateien, die Outlook unterstützt – für uns haben wir den Dateityp Comma Separated Values ​​(Windows) gewählt.

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Suchen Sie nun die CSV-Datei, die wir gerade aus dem Gmail-Adressbuch exportiert haben.

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Von all diesen Ordnern ist der Kontaktordner die beste Option für unseren Seriendruck.

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Outlook benötigt einige Minuten, um Ihren Kontakt zu importieren, abhängig von der Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie importieren.

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Sobald Outlook alle Ihre Kontakte importiert hat, sollten wir diesen Kontaktordner für den Seriendruck verwenden können.

Beginnen Sie mit einem leeren Dokument und öffnen Sie das Menüband „Mailings“, um unseren Seriendruck zu starten.

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Der Assistent ist der beste Weg für Anfänger, um mit ihrer ersten Serienbriefübung zu beginnen.

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Nachrichtenempfänger auswählen

Der Assistent fordert uns auf, den Dokumenttyp für unseren Seriendruck auszuwählen. E-Mail-Nachrichten sind der geeignete Dokumenttyp für die heutige Seriendruckübung.

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Wir können mit dem Schreiben unserer E-Mail-Nachricht aus einem leeren Dokument, einer Vorlage oder einem vorhandenen Dokument beginnen.

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Wählen Sie in Schritt 3 unseren Outlook-Kontaktordner als unsere Serienbrief-Verteilerliste.

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Wir haben die Möglichkeit, eines der E-Mail-Profile zu verwenden, die wir in unserem System eingerichtet haben.

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Ihre Kontaktanzahl sollte mehr als null betragen, wenn Outlook Ihre Gmail-Adresse erfolgreich importiert hat.

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Wählen Sie die Personen aus, die Sie in Ihre E-Mail-Verteilung aufnehmen möchten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

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Verfassen der E-Mail-Nachricht

Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail-Nachricht und fügen Sie Briefvorlagenfelder dort ein, wo Sie personalisierte Nachrichten platzieren möchten – z. B. Titel oder Nachname an der entsprechenden Stelle in Ihrem Dokument.

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Jedes Zusammenführungsfeld wird in einen doppelten Chevron eingeschlossen; Sie werden durch Ihre Kontaktkarteninformationen ersetzt, wenn Sie den Seriendruck-Assistenten ausführen.1622853624 368 Steigern Sie Ihre Produktivitaet beim Schreiben von E Mails mit Microsoft

Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer E-Mail-Nachricht an, um zu sehen, wie Word die Seriendruckfelder verarbeitet, indem Sie auf den Link „Weiter: Vorschau Ihrer E-Mail-Nachrichten“ klicken.

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Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf den Link „Weiter: Zusammenführung abschließen“ und Word sendet die zusammengeführte E-Mail an alle Ihre Empfänger mit einer gemeinsamen Betreffzeile.

Personalisieren Sie Ihre Betreffzeile

Der Assistent unterteilt den Seriendruckprozess in folgende Schritte: Auswahl des richtigen Dokumenttyps und der richtigen Vorlage, Erstellen einer Verteilerliste, Auswerten der Seriendruckvorschau und Versenden von E-Mails an alle Ihre Empfänger.

An dieser Stelle werden Sie möglicherweise zwei gängige E-Mail-Schreibaktivitäten bemerken, die der Assistent nicht unterstützt, das Schreiben personalisierter Betreffzeilen und das Einrichten verschiedener Anhänge. Wir müssen Makros verwenden, um sie im Seriendruck auszuführen, vorzugsweise bevor wir den Assistenten abschließen.

Drücken Sie bei geöffnetem Brief „Alt + F11“ und doppelklicken Sie in Ihrem Word-Fenster auf „Dieses Dokument“, um den Makro-Editor zu öffnen.

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Fügen Sie diesen Makrocode ein, der von einem erfahrenen Makrocoder geschrieben wurde Hutchinsfee, in das leere Fenster und speichern Sie es.

Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean

Privates Unterdokument_Open()

wdapp = Anwendung einstellen
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Privates Unterdokument_Close()

Setze wdapp = Nichts

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
Dim i As Integer

Mit ActiveDocument.MailMerge

Wenn FIRST_RECORD = True Then
EMAIL_SUBJECT = .MailBetreff
FIRST_RECORD = Falsch
Sonst .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Ende Wenn

i = .DataSource.DataFields.Count

Tun, während ich > 0
.MailSubject = Replace(.MailSubject, „“, .DataSource.DataFields(i).Value, , , vbTextCompare)
ich = ich – 1
Schleife

Ende mit

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = Wahr

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ValVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Gehen Sie zurück zu Ihrem Dokument und klicken Sie auf den Link „Weiter: Zusammenführung abschließen“, um Ihre E-Mail zu versenden.

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Klicken Sie auf den Link „Elektronische Mail…“, um Ihre Nachricht zu versenden.

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Platzieren Sie die entsprechenden Briefvorlagenfelder, umgeben von einem Chevron, in die Betreffzeile.

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Das Makro analysiert das Seriendruckfeld und ersetzt es durch den Nachnamen des Empfängers, wenn Word das Dokument per E-Mail sendet.

Anhängen verschiedener Elemente an Ihre E-Mail

Bisher haben wir gelernt, wie Sie den Serienbrief-Assistenten verwenden und die Betrefffelder personalisieren – und um das heutige Tutorial abzuschließen, zeigen wir Ihnen ein Drittanbieter-Add-In die es uns ermöglichen, für jede E-Mail eine andere Datei anzuhängen.

Laden Sie das Add-In herunter, entpacken Sie es und Sie werden feststellen, dass das Add-In als Word-Dokumentvorlagen bereitgestellt wird. Verwenden Sie „CreateEMailData Word 2007 Ver02“, wenn Sie Word 2007 oder 2010 verwenden, und „CreateEMailData Word 2003 Ver02“, wenn Sie Word 2003 verwenden.

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Kopieren Sie die entsprechende Dokumentvorlage in Ihren Ordner „%appdata%MicrosoftWordSTARTUP“, wobei „%appdata%“ Ihr Microsoft-Startordner ist – in unserem Fall „C:UserszainulAppDataRoaming“.

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Starten Sie Word neu, nachdem Sie die Datei in den Microsoft-Startordner kopiert haben, und Sie sollten zwei neue Add-Ins sehen: Datendatei erstellen und in E-Mail zusammenführen im Menüband „Mailing“.

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Bereiten Sie eine Datendatei mit einer zweispaltigen Tabelle vor – die E-Mail-Adresse des Empfängers in der linken Spalte und den vollständigen Pfad zu Ihrer Anhangsdatei in der rechten Spalte, und speichern Sie sie dann im selben Ordner wie Ihr E-Mail-Seriendokument als „MergeAttachmentsData“. Wir müssen betonen, dass Sie die Datei als „MergeAttachmentsData“ speichern müssen, andernfalls kann das Add-In die Datei nicht finden, um nach Anhängen zu suchen.

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Gehen Sie zurück zu Ihrem Serienbriefdokument und teilen Sie Dokumente in einzelne Dateien auf.

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Ein neues Word-Dokumentfenster sollte erscheinen, und klicken Sie auf die Add-In-Schaltfläche „Merge to E-Mail“. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ‚OK‘ im gelben Dialog, da wir die Datendatei bereits vorbereitet haben.

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Geben Sie einen geeigneten Betreff für Ihre E-Mail ein, klicken Sie auf OK, und Outlook sendet Ihre E-Mail mit dem Anhang, den Sie in der Datendatei angeben.

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Word ist mit seinen vielen nützlichen Funktionen wirklich ein großartiges Produktivitätswerkzeug. Wir freuen uns darauf, weitere Word-Artikel für unsere Leser zu schreiben. Schauen Sie sich in der Zwischenzeit die anderen Words-Artikel auf unserer Website an.

Wir hoffen, dass Sie aus dem heutigen Artikel gelernt haben, wie Sie Word-Seriendruck verwenden. Zögern Sie nicht, im Kommentarbereich mit den anderen Mitlesern andere Tipps für Serienbriefe zu besprechen.



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