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So signieren Sie PDF-Dokumente elektronisch, ohne sie zu drucken und zu scannen


Sie haben ein Dokument per E-Mail erhalten und müssen es unterschreiben und zurücksenden. Sie können das Dokument ausdrucken, unterschreiben und dann erneut einscannen und per E-Mail versenden. Aber es gibt einen besseren, schnelleren Weg.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Signatur schnell zu jedem PDF-Dokument hinzufügen und es als Standard-PDF-Datei speichern, die überall gelesen werden kann. Sie können dies unter Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux tun – ganz gleich, welche Plattform Sie bevorzugen.

Elektronische Signaturen, keine digitalen Signaturen

  1. Fenster: Öffnen Sie das PDF im Adobe Reader und klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Ausfüllen und unterschreiben“.
  2. Mac: Öffnen Sie das PDF in der Vorschau, klicken Sie auf die Schaltfläche Toolbox und dann auf Signieren
  3. iPhone und iPad: Öffnen Sie den PDF-Anhang in Mail und klicken Sie zum Signieren auf „Markup and Reply“.
  4. iPhone und Android: Laden Sie Adobe Fill & Sign herunter, öffnen Sie die PDF-Datei und tippen Sie auf die Schaltfläche Signatur.
  5. Chrom: Installieren Sie die HelloSign-Erweiterung, laden Sie Ihre PDF-Datei hoch und klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur.

Lassen Sie uns zunächst einige Begrifflichkeiten bereinigen. Dieser Artikel befasst sich mit elektronisch Unterschriften, nicht Digital Signaturen, die etwas ganz anderes sind. Eine digitale Signatur ist kryptographisch sicher und bestätigt, dass jemand mit Ihrem privaten Signaturschlüssel (also Sie) das Dokument gesehen und autorisiert hat. Es ist sehr sicher, aber auch kompliziert.

Eine elektronische Signatur hingegen ist lediglich ein Bild Ihrer Unterschrift, das über ein PDF-Dokument gelegt wird. Sie können dies mit allen Arten von Apps tun, und die meisten Benutzer benötigen dies, wenn sie Ihnen ein Dokument zum Unterschreiben senden. Senden Sie ihnen eine PDF-Datei mit einer digitalen Signatur und sie wissen nicht, was sie damit anfangen sollen. Für viele Unternehmen ist es ein großer Technologiesprung, signierte Dokumente einfach per E-Mail zu akzeptieren, anstatt sie zum Faxen zu zwingen.

Sicher, die folgenden Methoden sind nicht ganz sicher – aber auch nicht etwas zu drucken, mit einem Stift darüber zu kritzeln und es dann erneut zu scannen. Das geht zumindest schneller!

Windows: Verwenden Sie Adobe Reader

VERBUNDEN: Die besten PDF-Reader für Windows

Obwohl Adobe Reader nicht der leichteste PDF-Viewer ist, ist er einer der funktionsreichsten und bietet tatsächlich eine hervorragende Unterstützung für das Signieren von PDF-Dokumenten. Andere PDF-Reader von Drittanbietern bieten diese Funktion möglicherweise an, erfordern jedoch im Allgemeinen den Kauf einer kostenpflichtigen Version, bevor Sie ihre Signaturfunktionen verwenden können.

Um ein Dokument mit dem Adobe Reader zu signieren, öffnen Sie zunächst das PDF-Dokument im Adobe Acrobat Reader DC Anwendung. Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Ausfüllen und unterschreiben“.

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Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Signieren“ und wählen Sie „Signatur hinzufügen“, um Ihre Signatur zu Adobe Acrobat Reader DC hinzuzufügen.

Wenn Sie dem Dokument weitere Informationen hinzufügen müssen, können Sie dazu die anderen Schaltflächen in der Symbolleiste verwenden. Sie können beispielsweise Text eingeben oder Häkchen hinzufügen, um Formulare mithilfe der Schaltflächen auf der Symbolleiste „Ausfüllen und unterschreiben“ auszufüllen.

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Sie können eine Signatur auf drei Arten erstellen. Standardmäßig wählt Adobe Reader „Typ“ aus, damit Sie Ihren Namen eingeben und in eine Signatur konvertieren lassen können. Dies wird nicht wie Ihre echte Signatur aussehen, daher ist es wahrscheinlich nicht ideal.

Stattdessen möchten Sie wahrscheinlich „Zeichnen“ auswählen und dann Ihre Unterschrift mit Ihrer Maus oder einem Touchscreen zeichnen. Sie können auch „Bild“ auswählen, wenn Sie ein Blatt Papier unterschreiben, mit einem Scanner scannen und dann Ihre schriftliche Unterschrift in Adobe Reader einfügen möchten. (Ja, dies erfordert ein Scannen, aber Sie müssen dies nur einmal tun. Danach können Sie diese Signatur für alle Dokumente verwenden, die Sie in Zukunft elektronisch signieren.)

Klicken Sie nach dem Erstellen einer Signatur auf „Übernehmen“, um sie auf das Dokument anzuwenden. Lassen Sie „Signatur speichern“ aktiviert und Sie können diese Signatur in Zukunft schnell hinzufügen.

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Positionieren Sie Ihre Unterschrift mit der Maus an der gewünschten Stelle und klicken Sie, um sie anzuwenden. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Signatur zu speichern, finden Sie sie in Zukunft im Menü „Signieren“ leicht zugänglich.

Um Ihr signiertes PDF-Dokument zu speichern, klicken Sie auf Datei > Speichern und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.

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Mac: Vorschau verwenden

VERBUNDEN: Verwenden Sie die Vorschau-App Ihres Macs, um PDFs zusammenzuführen, zu teilen, zu markieren und zu signieren

Mac-Benutzer haben mehr Glück als Windows-Benutzer. Die in macOS enthaltene Vorschauanwendung verfügt über integrierte Funktionen zum Signieren von Dokumenten. Dank der hervorragenden Trackpads, die in MacBooks integriert sind, können Sie Ihre Unterschrift mit einem Ihrer Finger auf das Trackpad zeichnen, um sie in die Vorschau einzugeben. Auf einem neuen MacBook mit einem „Force Touch“-Trackpad ist dies sogar druckempfindlich, was noch genauere Unterschriften ermöglicht.

Sie können auch einfach ein Blatt Papier unterschreiben und mit Ihrer Webcam „scannen“, wenn Sie es vorziehen, Ihre Unterschrift auf die altmodische Weise zu erstellen (oder wenn Sie einen iMac ohne Trackpad haben).

Um ein Dokument zu signieren, öffnen Sie ein PDF-Dokument in der Vorschau (dies sollte die Standard-App sein, die geöffnet wird, wenn Sie auf eine PDF-Datei doppelklicken, es sei denn, Sie haben sie geändert). Klicken Sie auf die Toolbox-förmige Schaltfläche „Markup-Symbolleiste anzeigen“ und dann auf die Schaltfläche „Signieren“ in der angezeigten Symbolleiste.

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Sie werden aufgefordert, entweder eine Unterschrift zu erstellen, indem Sie Ihren Finger über das Trackpad ziehen oder ein Blatt Papier unterschreiben und mit Ihrer Webcam scannen. Erfassen Sie Ihre Unterschrift einmal und Preview wird sich diese für die Zukunft merken.

Nachdem Sie eine Unterschrift erfasst haben, können Sie sie im Menü auswählen, das nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Unterschreiben“ angezeigt wird. Ihre Unterschrift wird als Bild angewendet, das verschoben und in der Größe an das Dokument angepasst werden kann.

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Mit den anderen Optionen auf der Symbolleiste können Sie Text eingeben und Formen in das Dokument zeichnen, sodass Sie bei Bedarf Formulare ausfüllen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei > Speichern, um die PDF-Datei zu speichern und Ihre Signatur auf die Datei anzuwenden. Sie können stattdessen auch auf Datei > Duplizieren klicken, um eine Kopie der PDF-Datei zu erstellen und Ihre Änderungen in einer neuen Kopie der Datei zu speichern, ohne das Original zu ändern.

Wenn Ihnen die Vorschau aus irgendeinem Grund nicht gefällt, können Sie auch Adobe Reader DC auf einem Mac. Es funktioniert genauso wie das Signieren eines Dokuments unter Windows. Informationen dazu finden Sie in den Anweisungen im Abschnitt Windows.

iPhone und iPad: Verwenden Sie Mail oder Adobe Fill & Sign

VERBUNDEN: So signieren Sie Dokumente und markieren Anhänge in iOS Mail

Auf einem iPhone oder iPad können Sie Dokumente mit der Markup-Funktion in der iOS Mail-App signieren. Wenn Sie einen Mac haben und die Vorschau zum Signieren von Dokumenten verwenden, wird Ihre Signatur tatsächlich von Ihrem Mac mit Ihrem iPhone oder iPad synchronisiert, sodass Sie sie nicht ein zweites Mal erstellen müssen.

Diese Funktion ist praktisch, funktioniert aber nur, wenn Sie Dokumente in der Mail-App signieren möchten. Beispielsweise kann Ihnen ein PDF-Dokument per E-Mail zugesendet werden und Sie müssen es möglicherweise unterschreiben und direkt per E-Mail zurücksenden.

Dazu müssen Sie eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Datei erhalten, auf den PDF-Anhang tippen und auf das Toolbox-förmige „Markup and Reply“-Symbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms klicken, während Sie die PDF-Datei anzeigen.

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Sie können dann eine Signatur hinzufügen, indem Sie auf die Signaturschaltfläche in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms tippen. Sie können auch Text eingeben und auf dem Dokument zeichnen, wenn Sie möchten.

Wenn Sie auf „Fertig“ tippen, erstellt die Mail-App automatisch eine Antwort auf die E-Mail mit Ihrem signierten Dokument als Anhang. Sie können eine E-Mail-Nachricht eingeben und dann das signierte Dokument senden.

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Dies ist zwar praktisch, funktioniert aber nur in der Mail-App, daher ist es sehr eingeschränkt. Wenn Sie dies von einer anderen App aus tun möchten, benötigen Sie eine Signatur-App eines Drittanbieters.

Es gibt hier einige Optionen, aber wir mögen die von Adobe Adobe Fill & Sign App, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten kostenlos unterschreiben können. Es kann sogar Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufnehmen, sodass Sie digitale Kopien von Papierformularen erstellen können. Sie können ein Dokument signieren, indem Sie mit einem Finger oder Stift auf Ihrem Touchscreen schreiben, und Sie können auch Text in PDF-Dokumente eingeben, um sie auszufüllen.

Um ein PDF-Dokument aus einer anderen App in Adobe Fill & Sign zu laden, suchen Sie die PDF-Datei in einer anderen App, tippen Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ und wählen Sie die Adobe Fill & Sign-App. Sie können dann auf die Signaturschaltfläche tippen, um das Dokument einfach zu signieren. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie in Adobe Fill & Sign auf die Schaltfläche „Teilen“, um das signierte Dokument an eine andere App zu senden.

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Wenn Sie ein Unternehmen sind, das ein umfassenderes Tool sucht, oder wenn Sie Adobe Sign & Fill einfach nicht mögen, gefällt uns das auch besonders gut Unterschreibe jetzt. Es funktioniert sehr gut und ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit dem Finger zu unterschreiben. Sie können bis zu fünf Dokumente pro Monat kostenlos unterzeichnen, danach ist jedoch eine monatliche Abonnementgebühr erforderlich. Es ist aber eine gute Alternative.

Android: Verwenden Sie Adobe Fill & Sign

Android wird nicht mit einer integrierten App geliefert, die dies kann. Stattdessen müssen Sie eine Drittanbieter-App verwenden. Genau wie auf dem iPhone und iPad mögen wir Adobe Fill & Sign, mit dem Sie monatlich eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten kostenlos unterschreiben können. Es kann auch Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufnehmen, damit Sie sie elektronisch signieren können.

Nach der Installation der App können Sie PDF-Dokumente in der App öffnen und auf die Signatur-Schaltfläche tippen, um sie zu signieren. Anschließend können Sie das signierte Dokument mit einer anderen App teilen, indem Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ tippen.

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Genau wie bei iOS empfehlen wir auch Unterschreibe jetzt wenn Sie etwas mehr Funktionen haben möchten und bereit sind zu zahlen (da es nur bis zu fünf Unterschriften im Monat kostenlos bietet).

Chromebook: HelloSign verwenden

Auf einem Chromebook finden Sie eine Vielzahl von Websignaturdiensten, die für Sie geeignet sind. Wir mögen HalloSign, die ein gutes Webinterface bietet sowie eine Chrome-App, die in Google Drive integriert ist. Es ermöglicht Ihnen, bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos zu unterzeichnen.

Die grundlegende Weboberfläche von HelloSign ermöglicht es Ihnen, PDF-Dokumente einfach hochzuladen und sie zu signieren, indem Sie Ihre Unterschrift zeichnen oder ein Bild hochladen. Sie können das unterschriebene Dokument dann direkt per E-Mail an jemanden senden oder das Dokument herunterladen und damit tun, was Sie wollen.

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Wenn Ihnen HelloSign nicht gefällt, DocuSign funktioniert auch gut auf einem Chromebook und bietet eine App, die in Google Drive integriert ist zum unterschreiben und eine Browsererweiterung, mit der Sie Dokumente aus Gmail signieren können. DocuSign bietet jedoch keine kostenlosen Signaturen an. Unterschreibe jetzt bietet auch a Chrome-App für Google Drive und Erweiterung für Google Mail, aber die App und die Erweiterung werden nicht so gut bewertet.

Linux: Es ist kompliziert

Unter Linux ist dies etwas schwieriger, da die offizielle Version von Adobe Reader für Linux eingestellt wurde. Selbst die alten, veralteten Versionen, die für Linux verfügbar sind, verfügen nicht über diese Funktionalität, ebenso wenig wie beliebte integrierte PDF-Viewer wie Evince und Okular.

Vielleicht möchten Sie ein webbasiertes Tool wie HalloSign, die oben im Abschnitt Chromebook beschrieben wurde, für die einfachste Erfahrung.

Wenn Sie eine Desktop-App verwenden möchten, Xournal ist wahrscheinlich das bequemste Tool zum Signieren von PDFs unter Linux. Es kann PDFs mit Anmerkungen versehen und ihnen Bilder hinzufügen. Zuerst müssen Sie ein Abbild Ihrer Signatur erstellen – unterschreiben Sie ein Blatt Papier, scannen Sie es in Ihr Linux-System und bereinigen Sie es. Sie könnten möglicherweise auch einfach ein Foto davon mit Ihrer Webcam oder der Kamera Ihres Smartphones aufnehmen. Vielleicht möchten Sie es anpassen GIMP Es hat also einen transparenten Hintergrund, oder stellen Sie sicher, dass Sie ein weißes Blatt Papier unterschreiben und der Hintergrund vollständig weiß ist.

Installieren Sie Xournal über das Softwareinstallationstool Ihrer Linux-Distribution, öffnen Sie das PDF und klicken Sie auf die Menüoption Tools > Image. Auf diese Weise können Sie das Bild Ihrer Signatur einfügen, und Sie können es nach Bedarf neu positionieren und seine Größe ändern, damit es in das Signaturfeld passt.

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Das Scannen und Erstellen einer Bilddatei ist etwas nervig, aber Sie können diese Methode verwenden, um Dokumente in Zukunft schnell zu signieren, nachdem Sie ein gutes Bild Ihrer Signatur erhalten haben.

Bildnachweis: Tim Pierce auf Flickr



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