Privatsphäre und Sicherheit

So schützen Sie Dokumente und PDFs mit Microsoft Office mit einem Kennwort


Mit Microsoft Office können Sie Ihre Office-Dokumente und PDF-Dateien verschlüsseln, sodass niemand die Datei anzeigen kann, es sei denn, er hat das Kennwort. Moderne Versionen von Office verwenden eine sichere Verschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können – vorausgesetzt, Sie legen ein starkes Kennwort fest.

Die folgenden Anweisungen gelten für Microsoft Word, PowerPoint, Excel und Access 2016, aber der Vorgang sollte in anderen neueren Versionen von Office ähnlich sein.

Wie sicher ist der Passwortschutz von Microsoft Office?

Die Passwortschutzfunktionen von Microsoft Office haben in der Vergangenheit einen schlechten Ruf bekommen. Von Office 95 bis Office 2003 war das Verschlüsselungsschema sehr schwach. Wenn Sie ein mit Office 2003 oder einer früheren Version passwortgeschütztes Dokument haben, kann das Passwort mit einer weit verbreiteten Passwort-Cracking-Software einfach und schnell umgangen werden.

Mit Office 2007 hat Microsoft die Sicherheit ernster genommen. Office 2007 wechselte zum fortgeschrittener Verschlüsselungsstandard (AES) mit einem 128-Bit-Schlüssel. Dies wird allgemein als sicher angesehen und bedeutet, dass Office jetzt echte, starke Verschlüsselung verwendet, um Ihre Dokumente zu schützen, wenn Sie ein Kennwort festlegen. Wir haben die PDF-Verschlüsselungsfunktion getestet und festgestellt, dass sie auch in Office 2016 eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung verwendet.

VERBUNDEN: Was ist Verschlüsselung und warum haben die Leute Angst davor?

Es gibt zwei große Dinge, auf die Sie achten müssen. Erstens sind nur Passwörter sicher, die das Dokument vollständig verschlüsseln. Office ermöglicht es Ihnen auch, ein Passwort für die „Bearbeitung einschränken“ einer Datei festzulegen – theoretisch, sodass Benutzer eine Datei anzeigen, aber nicht ohne Passwort bearbeiten können. Diese Art von Passwort kann leicht geknackt und entfernt werden, sodass Benutzer die Datei bearbeiten können.

Außerdem funktioniert die Verschlüsselung von Office nur gut, wenn Sie in modernen Dokumentformaten wie .docx speichern. Wenn Sie in älteren Dokumentformaten wie .doc speichern, die mit Office 2003 und früheren Versionen kompatibel sind, verwendet Office die ältere, nicht sichere Version der Verschlüsselung.

Solange Sie Ihre Dateien jedoch in modernen Office-Formaten speichern und die Option „Mit Passwort verschlüsseln“ anstelle der Option „Bearbeitung einschränken“ verwenden, sollten Ihre Dokumente sicher sein.

So schützen Sie ein Office-Dokument mit einem Kennwort

Um ein Office-Dokument mit einem Kennwort zu schützen, öffnen Sie es zunächst in Word, Excel, PowerPoint oder Access. Klicken Sie auf das Menü „Datei“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Klicken Sie im Infobereich auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie „Mit Passwort verschlüsseln“.

Die Schaltfläche heißt nur in Microsoft Word „Dokument schützen“, in anderen Apps heißt sie jedoch ähnlich. Suchen Sie in Microsoft Excel nach „Protect Workbook“ und in Microsoft PowerPoint nach „Protect Presentation“. In Microsoft Access sehen Sie auf der Registerkarte „Info“ nur die Schaltfläche „Mit Kennwort verschlüsseln“. Die Schritte funktionieren ansonsten gleich.

HINWEIS: Wenn Sie nur die Bearbeitung des Dokuments einschränken möchten, können Sie hier „Bearbeitung einschränken“ wählen, aber wie gesagt, das ist nicht sehr sicher und kann leicht umgangen werden. Es ist besser, das gesamte Dokument zu verschlüsseln, wenn Sie können.

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VERBUNDEN: So erstellen Sie ein starkes Passwort (und merken es sich)

Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie das Dokument verschlüsseln möchten. Sie sollten hier ein gutes Passwort wählen. Schwache Passwörter können durch Knacken von Software leicht erraten werden, wenn jemand Zugriff auf das Dokument erhält.

Warnung: Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, verlieren Sie den Zugriff auf das Dokument, also bewahren Sie es gut auf! Microsoft empfiehlt, den Namen des Dokuments und sein Kennwort aufzuschreiben und an einem sicheren Ort aufzubewahren.

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Wenn ein Dokument verschlüsselt ist, wird auf dem Infobildschirm die Meldung „Zum Öffnen dieses Dokuments ist ein Passwort erforderlich“ angezeigt.

Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, sehen Sie das Feld „Passwort zum Öffnen der Datei eingeben“. Wenn Sie nicht das richtige Passwort eingeben, können Sie das Dokument überhaupt nicht anzeigen.

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Um den Passwortschutz von einem Dokument zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und wählen Sie erneut „Mit Passwort verschlüsseln“. Geben Sie ein leeres Passwort ein und klicken Sie auf „OK“. Office entfernt das Kennwort aus dem Dokument.

So erstellen Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei

Sie können ein Office-Dokument auch in eine PDF-Datei exportieren und diese PDF-Datei mit einem Kennwort schützen. Das PDF-Dokument wird mit dem von Ihnen angegebenen Passwort verschlüsselt. Dies funktioniert aus irgendeinem Grund in Microsoft Word, aber nicht in Excel.

Öffnen Sie dazu das Dokument in Microsoft Word, klicken Sie auf die Menüschaltfläche „Datei“ und wählen Sie „Exportieren“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“, um das Dokument als PDF-Datei zu exportieren.

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Klicken Sie unten im angezeigten Dialogfeld zum Speichern auf die Schaltfläche „Optionen“. Aktivieren Sie unten im Optionsfenster die Option „Dokument mit einem Passwort verschlüsseln“ und klicken Sie auf „OK“.

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Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie die PDF-Datei verschlüsseln möchten, und klicken Sie dann auf „OK“.

Wenn Sie fertig sind, geben Sie einen Namen für die PDF-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“. Office exportiert das Dokument in eine passwortgeschützte PDF-Datei.

Warnung: Sie können die PDF-Datei nicht anzeigen, wenn Sie das Kennwort vergessen. Achten Sie darauf, den Überblick zu behalten, sonst verlieren Sie den Zugriff auf Ihre PDF-Datei.

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Beim Öffnen müssen Sie das Passwort der PDF-Datei eingeben. Wenn Sie beispielsweise die PDF-Datei in Microsoft Edge – dem standardmäßigen PDF-Viewer von Windows 10 – öffnen, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben, bevor Sie es anzeigen können. Dies funktioniert auch in anderen PDF-Readern.

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Diese Funktion kann zum Schutz besonders sensibler Dokumente beitragen, insbesondere wenn Sie sie auf einem USB-Laufwerk oder in einem Onlinespeicherdienst wie Microsoft OneDrive speichern.

Die Festplattenverschlüsselung wie Device Encryption und BitLocker auf einem Windows-PC oder FileVault auf einem Mac ist jedoch sicherer und schmerzfreier, um alle Dokumente auf Ihrem Computer zu schützen – insbesondere, wenn Ihr Computer gestohlen wird.



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